Leankultur

Klicks statt Zettel

Soll nichts aus der Kontrolle laufen, müssen Aufgaben und Abläufe geplant und überwacht werden. Ungewollt wird das auch schon mal vergessen. Ein elektronischer Merkzettel kann hilfreich sein.

Abweichungen aufspüren und an anstehende Termine erinnern – mit der richtigen Software ist das möglich. Um Prozesse etwa in den Großküchen von Krankenhäusern zu optimieren, haben Stephan Jagals und Christoph Konietzny Intralean S entwickelt, eine Software mit extrem hohem Praxisbezug.

Grundlage für das Programm Intralean S ist die Philosophie des Leanmanagements. Der Begriff sei oft falsch verstanden und mit Abspecken gleichgesetzt worden, erklärt Jagals: „Aber wenn wir von lean sprechen, dann meinen wir Effizienz. Es gibt zum Beispiel sieben Verschwendungsarten, dazu gehört unter anderem Suchen und lange Wege. Unser Programm unterstützt das Küchenteam, dass solche Verschwendungen reduziert, bestenfalls vermieden werden.“

Intralean wurde nicht am Reißbrett entwickelt. Jagals und Konietzny holen sich den praktischen Input von den Küchenleitern, die auch beim Feintuning involviert sind. Schließlich sei die Herausforderung, dass alle Programme von den Mitarbeitern bedienbar sind. Und perfekt sei die Software erst dann, wenn man nichts mehr weglassen kann, erklären die beiden Geschäftsführer der Leankultur GmbH.

Es geht aber nicht darum, Daten für irgendwelche Analysen zusammenzutragen, sondern im weitesten Sinne um Kommunikation. Intralean erstellt – vereinfacht gesagt – elektronische Post Its, die die Mitarbeiter über den PC etwa bei der Essensausgabe an verschiedene Aufgaben erinnern bzw. Informationen an sie weiterleiten. Dort poppt ein Fenster auf, wenn Intralean meint, dass der richtige Zeitpunkt gekommen ist, etwa um Routineaufgaben zu erledigen. Ausgeführte Arbeiten müssen vom Mitarbeiter dann bestätigt werden, was den lückenlosen Nachweis der Durchführung sicherstellt. Das Software-Programm denkt mit und plant nur dann die Einsätze, wenn die Abläufe es zulassen. Das ist möglich, weil die Software die Bereiche in der Küche vernetzt und Reports mit wichtigen Informationen erstellt.

Dieses Aufgabenmanagement ist ein Baustein im Bereich Organisation, ein anderer ist das Ereignismeldungs-System, das bei unvorhersehbaren Ereignissen, etwa bei Ausfall eines Kühlhauses oder bei einem Arbeitsunfall ins Spiel kommt und die Bearbeitung dieser Ereignisse startet (siehe auch Kasten: Das Fundament).

Individualisierung der Software

Übrigens lassen sich die Intensität der Pop-ups bzw. die Aufgabenverteilungen einstellen und bis zum einzelnen Mitarbeiter herunter-brechen. Das heißt, wer zum Beispiel noch nicht lange in der Großküche beschäftigt ist, bekommt möglicherweise mehr Hinweise als der Küchenleiterleiter. Jagals und Konietzny betonen in diesem Zusammenhang, dass Intralean aus den Beschäftigten keine gläsernen Mitarbeiter machen will, sondern als Hilfe bzw. Unterstützung in ihrem Arbeitsalltag zu verstehen ist. Das spiegeln Ihnen auch die Mitarbeiter wider.

Intralean organisiert darüber hinaus auch die Dokumente, und zwar so, dass sie immer auf aktuellem Stand zur Verfügung stehen, dass Neuerungen auch bei jedem Mitarbeiter ankommen und dass für das Suchen von Dokumenten keine Zeit verschwendet wird. Zum Beispiel können Handbücher hinterlegt, HACCP-Vorgaben, Arbeitssicherheitsmaßnahmen oder Produktdeklarationen mit wenigen Klicks gefunden werden.

Alles, was dann auf dem Bildschirm erscheint, ist auch wirklich nutzerorientiert und auf den jeweiligen Küchenbetrieb zugeschnitten. Möglichen Manipulationen ist übrigens insofern ein Riegel vorgeschoben, denn sie werden dokumentiert und dann auch auffallen.

Seit das Mindestlohngesetzt in Kraft getreten ist, hat die Schichtplanung und Zeiterfassung ein neues Gewicht bekommen. Einmal lassen sich darüber die Mitarbeiter optimierter einsetzen, weil sich die Planung an hinterlegten Kundenströmen oder besonderen Ereignissen im Umfeld der Station orientiert. Auch Planungslücken, etwa bei plötzlichen Krankheitsfällen, sind schneller zu schließen. Zum andern werden die gesetzlichen Vorgaben eingehalten – Vorteile, die vor allem bei Kontrollen der Mindestlöhne durch den Zoll nicht zu unterschätzen sind.